Trazo: inventario de telas, bodega y mayoristas
Hoy el inventario se lleva a mano: no hay un mínimo que avise cuándo pedir y ya hubo un quiebre de etiquetas, el producto terminado se cuenta «por encimita» y un pedido de mayoristas de 2.000 a 3.000 unidades se suma con resaltador. Esta fase pone todo el inventario en un solo lugar, fácil de usar desde el celular.
Muestra cómo se registra una entrada o una salida desde el celular, cómo se digita un pedido de mayorista y qué aparece por pedir. Funciona con datos de ejemplo: lo que se pruebe ahí no afecta nada.
Diagnóstico
Llamada del 7 de octubreLlega un rollo de tela y se anota que llegó, pero no hay cómo saber cuánto le queda. El Excel se actualiza a mano y depende del cálculo de la persona de procesos. Los insumos se agotan sin aviso y en bodega hay telas de 5 a 6 años que nadie tiene presentes.
Del producto terminado no hay existencias claras por talla y color, así que para responderle a un mayorista hay que ir a contar. Los pedidos llegan escritos a mano y se suman con resaltador para saber cuánto hay que producir.
La prioridad de 4M Brands es el inventario, y tiene que ser muy fácil de usar: si registrar toma más tiempo que trabajar, nadie lo usa. Producción por etapas, talleres y costos siguen en la ruta de Trazo y se montan después sobre esta base, sin rehacerla.
Al cerrar el acompañamiento, el 100 % de las telas, insumos y referencias de la plantilla tiene su saldo en Trazo, los pedidos de mayoristas se consolidan contra bodega y registrar una entrada o una salida desde el celular toma menos de 30 segundos.
Alcance y topes
Fase 1 · 10 frentesLevantamiento y plantilla
Nomenclatura de telas, insumos y referencias, ubicaciones, unidades y mínimos, y la plantilla de Excel para la carga inicial.
Telas por rollo
Cada rollo con kilos, color, proveedor, ubicación y fecha de ingreso. El saldo de cada tela es la suma de sus rollos.
Insumos de bodega
Marquillas, etiquetas, botones y demás, cada uno con su saldo en su unidad: unidades, metros o conos.
Producto terminado
Existencias por referencia, color y talla, incluidas las colecciones pasadas. Entra al terminar la producción y sale al despachar a cada mayorista.
Pedidos de mayoristas
El pedido de cada mayorista se digita en una cuadrícula por referencia, color y talla. El consolidado muestra el total pedido, lo que hay en bodega y lo que falta producir.
Movimientos e historial
Entradas, salidas a corte o a despacho y ajustes por conteo físico. Cada movimiento guarda quién, cuándo y el saldo antes y después.
Mínimos, alertas y lista de compras
Punto de pedido por ítem: al bajar, aparece en «Por pedir» y llega un correo. Cantidad sugerida a pedir según el consumo y los días de entrega del proveedor.
Inventario quieto y valor en pesos
Telas y referencias sin movimiento ordenadas por antigüedad, y el valor del inventario y de lo quieto en pesos, con el costo de cada ítem.
Fácil de usar en el celular
Una sola aplicación para computador y celular, instalable desde el navegador: botones grandes, búsqueda por código o nombre y sin formularios largos. Dos roles: edita y consulta.
Carga, capacitación y acompañamiento
Importación de la plantilla, una capacitación para quienes registran y 4 semanas de uso real con ajustes semanales.
- Producción por etapas, tablero y cronograma.
- Talleres externos y remisiones.
- Reservas por orden y descuento automático al cortar.
- Tareas y recordatorios por WhatsApp.
- Permisos por área (en esta fase, dos roles).
- Muestras y fichas de costo.
- Siigo, facturación y lectura de fotos de pedidos.
- Enlace para que el mayorista haga su pedido.
- Levantar el inventario físico y llenar la plantilla.
- Celulares, impresoras de etiquetas o lectores de código.
Servicios opcionales
Siguientes fasesNada de esta tabla condiciona la entrega de la fase 1.
| Servicio | Incluye | Modalidad | Valor COP |
|---|---|---|---|
| Hora de desarrollo | Cambios o funciones nuevas fuera de la sección 2. | Por hora | $60.000 |
| Producción y talleres | Órdenes por etapas, remisiones a talleres y descuento al cortar. | Por cotizar | — |
| Muestras y costos | Préstamo de muestras, fichas de costo y tarifas de talleres. | Por cotizar | — |
| Integraciones | Archivo para Siigo, lectura de fotos y avisos por WhatsApp. | Por cotizar | — |
Se montan sobre el inventario de esta fase y se cotizan tras el acompañamiento.
Cronograma
6 semanas + acompañamiento| Hito | Semana | Qué ve 4M funcionando |
|---|---|---|
| Arranque | S1 | Nomenclatura, ubicaciones y mínimos acordados; plantilla de carga entregada. |
| Demo 1 | S3 | Telas por rollo e insumos con datos de 4M: una entrada y una salida mueven el saldo en segundos desde el celular. |
| Demo 2 | S5 | Producto terminado por referencia, color y talla, y un pedido de mayorista consolidado contra bodega. |
| Entrega | S6 | Inventario cargado, alertas por correo, «Por pedir» con la cantidad sugerida y reporte de lo quieto con su valor. Uso real desde la semana 7. |
El acompañamiento va de la semana 7 a la 10. El cronograma cuenta desde el pago del hito 1.
Responsabilidades del cliente y supuestos
| Entrega de 4M Brands | Semana | Si no llega |
|---|---|---|
| Telas e insumos con proveedor y días de entrega | S1 | Las alertas y la lista de compras arrancan con mínimos estimados por TBA. |
| Referencias con sus colores y tallas | S1 | Se cargan las referencias activas y las colecciones pasadas se agregan después. |
| Costo de cada ítem | S1 | El valor en pesos queda en blanco hasta tenerlo. |
| Usuarios y quién edita | S1 | Se crea un usuario editor para Federico y los demás se agregan después. |
| Dos o tres pedidos reales de mayoristas | S3 | La cuadrícula se arma con un pedido de ejemplo y se ajusta en el acompañamiento. |
| Revisión de cada demo | S3 · S5 | Pasados 3 días hábiles sin comentarios, la demo se da por aprobada. |
| Plantilla llena con el conteo físico | S5 | Se entrega en la semana 6 con datos de ejemplo y el hito 2 se paga igual; la carga real se hace al recibirla, dentro del acompañamiento. |
Federico Arango es el contacto que aprueba por parte de 4M Brands. Los datos de arranque llegan en Excel. Cada demo y la entrega incluyen hasta 2 rondas de ajustes. Las alertas salen por correo. La aplicación funciona en español y queda alojada en un servidor administrado por TBA Digitals. Lo que no esté en la sección 2 se cotiza aparte.
Inversión
COP · IVA incluido| Servicio recurrente | Incluye | Modalidad | Valor COP |
|---|---|---|---|
| Mantenimiento | Servidor y almacenamiento en la nube, respaldo diario, correos de alerta, corrección de fallas y actualizaciones, sin cobro por usuario. No incluye cambios (sección 3). | Mensual · desde S7 | $250.000 |
Transferencia bancaria. Los pagos con tarjeta de crédito tienen un recargo del 5 % sobre el valor de la cuota. Los datos de la cuenta se envían por separado al confirmar la aceptación de esta propuesta.
Condiciones y aceptación
- Vigencia: 15 días calendario. Valores en pesos colombianos, IVA incluido.
- TBA Digitals opera a nombre de Tomas Buitrago, persona natural.
- El cronograma arranca con el pago del hito 1 y las entregas de la semana 1.
- En el acompañamiento los ajustes de uso están incluidos; lo nuevo se cotiza aparte.
- La mensualidad no se cobra durante la construcción; se paga por mes anticipado.
Con el pago del primer hito el cliente acepta íntegramente esta propuesta: el alcance y las cotas de la sección 2, las exclusiones, los supuestos de la sección 5, el cronograma de la sección 4 y la inversión de la sección 6. No se requiere firma. A partir de ese momento se agenda el kickoff y arranca la semana 1.